Für viele war der Schuhkarton über Jahre hinweg ein treuer Begleiter; heute reden wir über die Digitalisierung der Gesellschaft. 

Wie rasend schnell sich die Welt verändert, ist mittlerweile bei den meisten Menschen angekommen. Was das für sie persönlich bedeutet, darüber haben viele noch nicht mit dem nötigen Ernst nachgedacht. Studien zufolge sehen nur etwa 10 % aller Arbeitnehmerihren Job durch die Digitalisierung als gefährdet an. Nur ca. jedem Vierten ist die sogenannte„Industrie 4.0“ ein Begriff.

Die Zeiten stehen günstig für Schwarzmaler und Konservative, und die Medien tragen ihren Teil zur allgemeinen Verunsicherung bei. Gerade in höherqualifizierten Berufen gehen viele Arbeitnehmer auch heute noch davon aus, dass sich ihr Job in den nächsten Jahren gar nicht oder nur sehr wenig verändern wird. Sogar im computerdominierten Finanzgewerbe sehen immer noch 80 % der Arbeitnehmer ihren Job als sicher an.

Fakt ist jedoch, dass sich ein Großteil der Berufe nicht nur schnell, sondern auch drastisch verändern wird. Das gilt für einen Börsenmakler genauso wie für eine Lehrerin.

Trotzdem muss niemand Angst haben, dass Maschinen den Menschen gänzlich ersetzen. Zwischenmenschlicher Kontakt wird auch in Zukunft eine große Rolle spielen und vielleicht gerade durch die Digitalisierung neuen Aufwind bekommen, denn jede Strömung erzeugt bekanntlich eine Gegenströmung.

In erster Linie wird die Digitalisierung bestehende Hierarchien und Prozesse aufbrechen und umkrempeln, Wertschöpfungsketten neu knüpfen, Schnittstellen zwischen Anbieternund Kunden verändern und Arbeitnehmern wie Arbeitgebern die Chance geben, sich weiterzuentwickeln.

„Wer nicht mit der Zeit geht, muss mit der Zeit gehen.“

Einige dieser neuen Schnittstellen haben die Testphase schon hinter sich gelassen und werden zuverlässig eingesetzt, wie zum Beispiel DATEV Unternehmen online, über das wir schon berichteten, DATEVconnect online oder DATEV Upload mobil, auf welche wir in Zukunft noch näher eingehen werden.

Da wir uns im Moment in der Übergangsphase befinden, führt die Digitalisierung vielerorts noch zu einem Mehraufwand seitens der Arbeitgeber. Dokumente müssen eingescannt, Mitarbeiter für Programmänderungen geschult und neue Maßnahmen zur Datensicherung implementiert werden. Generell bedeutet dies: Es muss Zeit investiert werden! Und Zeit ist bekanntlich Geld.

Um diesen Übergang zu optimieren, sollte demnach möglichst früh mit Geschäftspartnern eine Umstellung von Papier- auf Online-Rechnungen bzw. elektronische Rechnungen vereinbart werden. Die Geschwindigkeit des Scan-Vorgangs der verbleibenden Papierbelege wird durch die Verwendung eines Dokumentenscanners erhöht. Desktop-Scanner für kleine Büros, die bis zu 50 Seiten pro Minute einscannen können, sind ab ca. 250 € erhältlich.Für die Hosentasche gibt es zudem Scan-Apps für das Smartphone, die bei unter 5 € liegen. Das Ablagesystem der gescannten Papierbelege kann ebenfalls neu strukturiert und beschleunigt werden.

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Eine detaillierte Ordner-Struktur ist nicht mehr erforderlich, da durch die Digitalisierung neue – effizientere – Suchfunktionen zur Verfügung stehen. Langfristig wird die dazu aufgewendete Zeit also um ein Vielfaches durch ihren Nutzen ausgeglichen, denn ist ein digitales Belegarchiv erst einmal aufgebaut, stehen die Dokumente für alle betrieblichen Prozesse zur Verfügung. Außerdem ermöglicht ein digitalisiertes Belegwesen mehr Transparenz sowie die revisionssichere, gesetzeskonforme Dokumentation verschiedener Versionen und Bearbeitungsstände.

So wie die E-Mail den Schriftverkehr revolutioniert hat, nachdem jeder gelernt hatte, mit ihr umzugehen und seine Skepsis zu überwinden, so werden auch die neuen Programme und Prozesse die Welt ein weiteres Mal umkrempeln. Wenn es also eine Sache gibt, die uns die Digitalisierung lehrt, dann die, dass sich alles verändert – stets und ständig. Die Zeiten, in denen man ein und denselben Beruf über Jahrzehnte ausüben konnte, ohne große Veränderungen erwarten zu müssen, sind vorbei. Wir betreten gemeinsam Neuland. Und jedes Neuland birgt in sich sowohl Gefahr als auch Potential.

Das Wichtigste bei so einer Reise ist immer, die richtigen Gefährten zu haben. Und weil wir uns dessen bewusst sind, helfen wir Ihnen gerne über jeden Stolperstein hinweg, den die Digitalisierung Ihnen in den Weg legt.