Wird ein Arbeitnehmer nicht nur in Deutschland, sondern auch in einem anderen Land tätig, ergeben sich für die Lohnabrechnung zusätzliche Anforderungen. Im Grundsatz gilt: ein inländischer Arbeitgeber ist verpflichtet, auf den gesamten Arbeitslohn entsprechend Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen. Was ist zu beachten, wenn ein Arbeitnehmer in zwei Staaten arbeitet?
Beispiel: Die Holzschuh GmbH in Hamburg stellt Einlagen für Clogs her. Die GmbH beschäftigt seit mehreren Jahren einen Mitarbeiter, der in Deutschland und in den Niederlanden einen Wohnsitz hat. Dieser soll ab Juli 2019 die Vertriebsmöglichkeiten in den Niederlanden erkunden. Geplant ist, dass der Mitarbeiter jeden Monat ¼ seiner Arbeitszeit in Deutschland verbringt. Neben dem Grundgehalt (EUR 4.000,00) wird ihm Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld gezahlt.
Zuordnung des Besteuerungsrechtes: Für den Arbeitnehmer ist vom Steuerberater der Holzschuh GmbH geprüft worden, dass er in beiden Ländern unbeschränkt steuerpflichtig ist. Die Ansässigkeit für Abkommenszwecke liegt in den Niederlanden. Die Einkünfte, die auf niederländische Arbeitstage entfallen, sind in den Niederlanden zu versteuern. In Deutschland sind nur die Beträge steuerpflichtig, die auf deutsche Arbeitstage entfallen. Auch wenn die Niederlande kein antragsabhängiger Staat sind, ist es sinnvoll, beim zuständigen Finanzamt eine Bescheinigung über die Freistellung des Arbeitslohns nach Doppelbesteuerungsabkommen zu stellen.
Wie ist der Arbeitslohn aufzuteilen? Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 03.05.2018 ausführlich zur Ermittlung des steuerfreien und des steuerpflichtigen Arbeitslohns Stellung genommen. Zunächst ist zu prüfen, ob es Gehaltsbestandteile gibt, die nur einem Land zuzuordnen sind (z. B. Unterkunft im anderen Staat). Der verbleibende Arbeitslohn ist auf Basis der tatsächlichen Arbeitstage aufzuteilen. Hierfür hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die entsprechenden Angaben zur Verfügung zu stellen.
Wie ist der Arbeitslohn in der Lohnabrechnung zu erfassen? Im Zeitraum Juli bis Dezember 2019 hat der Arbeitnehmer tatsächlich an 100 Tagen gearbeitet. Auf Deutschland entfallen 25 Arbeitstage. Somit sind 25/100 der gesamten Bezüge für diesen Zeitraum (6x EUR 4.000,00 Grundgehalt zzgl. anteiligem Urlaubs- und Weihnachtsgeld) als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu würdigen. Der steuerfreie Arbeitslohn ist im Lohnkonto ebenfalls zu erfassen und später in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.
Ergänzender Hinweis: Neben der Lohnsteuer ist stets auch die Sozialversicherung zu prüfen. Im vorliegenden Fall liegt es nahe, dass es sich um einen sogenannten Multi-State-Worker handelt und der Arbeitnehmer somit in den Niederlanden sozialversicherungspflichtig wird. Es ist in den Niederlanden zu prüfen, ob sich der Arbeitgeber zur Abführung der Beiträge registrieren lassen muss.
