Bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems/Kassensystems werden ab dem 1. Januar 2020 weitere wichtige Vorgaben in die Praxis umgesetzt. Wir möchten Sie hiermit auf den aktuellen Stand der Gesetzeslage hinweisen.

1.      Belegausgabeverpflichtung ab 01.01.2020

Ab dem 1. Januar 2020 besteht die Verpflichtung zur Belegausgabe. In Einzelfällen und bei besonderen Härten kann das Finanzamt auf Antrag ausnahmsweise eine Befreiung von der Ausgabepflicht bewilligen.

Die Belegausgabe kann in Papierform oder unter weiteren Voraussetzungen in elektronischer Form erfolgen. Die Ausgabe hat zu erfolgen, eine bloße Sichtbarmachung, beispielsweise am Bildschirm, reicht nicht aus. Der Kunde wiederum hat keine Pflicht zur Annahme des Belegs.

Nach der Kassensicherungsverordnung hat dieser Beleg folgende Mindestangaben zu enthalten:

·      vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers
·      Datum der Belegausstellung und Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -beendigung
·      Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Art und Umfang der sonstigen Leistung
·      Transaktionsnummer des Vorgangs
·      Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag, Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
·      Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems / des Sicherheitsmoduls
·      Betrag je Zahlungsart
·      Signaturzähler
·      Prüfwert

2.      Anmeldung elektronischer Kassensysteme ab 01.01.2020

Der amtlich vorgeschriebene Vordruck ist derzeit noch nicht verfügbar. Aus diesem Grund ist nach aktuellem BMF-Schreiben von der Mitteilung an das zuständige Finanzamt bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen. Sobald der amtliche Vordruck zur Verfügung steht, sind die Meldepflichten durch den Steuerpflichtigen umgehend vorzunehmen. Auch die Außerbetriebnahme ist zukünftig innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt durch den Steuerpflichtigen vorzunehmen.

Neben dem Namen und der Steuernummer des Steuerpflichtigen sind zukünftig beispielsweise Angaben zur Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Art und Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie das Datum der Anschaffung/Außerbetriebnahme in einem amtlichen Vordruck zu melden.

3.    Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Ab dem 1. Januar 2020 besteht die Pflicht, dass jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Abgabenordnung sowie die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen sind.

Als elektronische Aufzeichnungssysteme fallen nach der Kassensicherungsverordnung elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen.

Die Sicherheitseinrichtung besteht aus:

·      einem Sicherheitsmodul
·      einem Speichermedium
·      einer einheitlichen digitalen Schnittstelle

Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen. Zur Umsetzung einer flächendeckenden Aufrüstung wird es nicht beanstandet, wenn diese elektronischen Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.

Wurden Registrierkassen nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft, die der 2. Kassenrichtlinie vom 26.11.2010 entsprechen und bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, dürfen diese Registrierkassen unter Umständen bis zum 31.12.2022 weiterverwendet werden (Übergangsvorschrift nach § 30 EGAO).

Ordnungswidrig handelt, wer beispielsweise vorsätzlich oder leichtfertig ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet, oder das Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig schützt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen. Für Vorgänge nach dem 31.12.2019 können die Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße bis zu € 25.000,00 geahndet werden.

Handlungsempfehlungen:

·      Die im Einsatz befindlichen Kassensysteme sollten im Hinblick auf die Verschärfungen ab 2020 geprüft werden.

–     Wann wurde das Kassensystem angeschafft? Vor dem 26. November 2010, in dem Zeitraum zwischen dem 26. November 2010 und dem 1. Januar 2020?
–     Ist das Kassensystem aufrüstbar?
–     Bestätigungen vom Kassenhersteller einholen
–     Klärung mit dem Kassenhersteller, ob und wann die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zur Verfügung gestellt wird.

·      Hinsichtlich der Belegausgabepflicht sollten die entsprechenden Vorkehrungen getroffen werden (beispielsweise Mitarbeiterschulungen).

·      In Vorbereitung auf die Meldepflicht empfehlen wir, die entsprechenden Angaben bereits jetzt zusammenzutragen. Die Meldepflicht kann kurzfristig in Kraft treten.

Wir empfehlen, die erforderlichen Maßnahmen zeitnah in die Wege zu leiten und bitten Sie in Ihrem eigenen Interesse, Sorge für die vorgeschriebenen Umsetzungen zu tragen.