21. Dezember 2017
Verfahrensdokumentation – Das steuerliche Unwort des Jahres

Die Probleme der GoBD-konformen Buchführung

Der digitale Wandel hält auch Einzug in die Finanzverwaltung. Schon im November 2014 hat das Bundesministerium der Finanzen die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an den Einsatz von IT bei der Buchführung konkretisiert (wir berichteten hierzu bereits in den Ausgaben 2/16, 3/16 und 1/17). Die Regelungen betreffen sowohl die Buchführungspflichtigen als auch die Einnahmenüberschussrechner und umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung, wie z. B. Kassenbuch, Fakturierungsprogramm und Warenwirtschaftssystem.

Eine Verfahrensdokumentation soll aus Sicht der Finanzverwaltung den Einsatz der IT und die dazugehörigen Unternehmensabläufe dokumentieren und sicherstellen. Weiterhin soll bei jeder Änderung im Unternehmen eine neue Version der Verfahrensdokumentation erstellt werden.

Ist das wirklich notwendig?
Ein BMF-Schreiben spiegelt die Auffassung der Finanzverwaltung wider. Eine Rechtsbindung für den Steuerpflichtigen wird dadurch noch nicht ausgelöst. Aber was passiert bei einer Betriebsprüfung? Stellt der Finanzbeamte Mängel in der Buchhaltung fest, ist davon auszugehen, dass die Vorlage der Verfahrensdokumentation verlangt wird. Für eine kurzfristige Erstellung ist es dann zu spät. Die Verwerfung der Buchführung steht unmittelbar bevor, da sowohl materielle als auch formelle Mängel festgestellt werden. Es folgt die Schätzung.

Im Zweifel sitzt die Finanzverwaltung hier am längeren Hebel. Gerichtsurteile zu diesem Thema liegen aufgrund der kurzen Gültigkeitsdauer (seit 1. Januar 2015) noch nicht vor. Und wer hat schon Lust auf ein langwieriges Klageverfahren …

Wie erstellte ich die Verfahrensdokumentation?
Die Bundessteuerberaterkammer hat 2015 ein Muster veröffentlicht, das Leitlinien zur selbständigen Erstellung gibt. Auch online ist die Informationsflut zu diesem komplexen Thema überwältigend.

Um hierbei jedoch von vornherein Fehler zu vermeiden und Unklarheiten zu beseitigen, können wir in Zusammenarbeit mit Ihnen eine auf Sie zugeschnittene Verfahrensdokumentation erstellen und Ihr Unternehmen für die Betriebsprüfung sicher machen!

Gibt es auch positive Neuigkeiten?
Mit dem gleichen BMF-Schreiben wurde auch das Verfahren „Ersetzendes Scannen“ geregelt. Hierbei dürfen Papierbelege nach der Digitalisierung unter folgenden Voraussetzungen vernichtet werden:

  • Revisionssicheres Ablagesystem sowie die
  • „Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“

Ideal für alle Steuerpflichtigen, bei denen das Papierarchiv aus allen Nähten platzt!

Auch hier bieten wir Ihnen zusammen mit der DATEV eG eine Musterlösung an.

Mit Hilfe des Programms „DATEV Unternehmen online“ können Sie Ihre Buchhaltungsbelege scannen und revisionssicher im Rechenzentrum der DATEV eG archivieren. Gleichzeitig können wir Ihre gescannten Belege in der Buchhaltung verarbeiten.

Daneben stellt uns die DATEV eG eine Mustervorlage der Verfahrensdokumentation „Ersetzendes Scannen“ zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Anhand dieser können wir gemeinsam eine für Ihr Unternehmen passende Verfahrensdokumentation gestalten.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann vereinbaren Sie doch gleich Ihren persönlichen Beratungstermin.

 

 

 

 

 


Ihr Ansprechpartner
in Hamburg-City:

Jörg Bantelmann, Steuerberater
jbantelmann@dierkes-partner.de
040 – 36156 – 0

 

 


 

 

 

 

Ihr Ansprechpartner in Hamburg-Harburg:

Florian Schmidt, Steuerberater
fschmidt@dierkes-partner.de
040 – 7611466 – 0

 

 


 

 

 


Ihr Ansprechpartner
in Lüneburg

Dipl.-Wirtschaftsjurist Sebastian Franz,
Steuerberater
sfranz@dierkes-partner.de
04131 – 7499 – 0