Im Fokus der Finanzverwaltung – die Kasse!!!

Einführung:
Einer Schätzung des Finanzministeriums Nordrhein-Westfalen zufolge kann von Steuerausfällen durch Kassenmanipulation von bis zu 10 Mrd. Euro ausgegangen werden. Diese Einschätzung bezieht sich bundesweit auf die Umsatzsteuer und Ertragsteuern. Neben dem Hotel- und Gastronomiegewerbe werden ca. 200 weitere Branchen als bargeldintensive Unternehmungen angesehen, von denen ein Großteil als Risikobranchen gilt. (Quelle: wissenschaftliche Dienste des Deutschen Bundestages 2016 „Höhe der Umsatzsteuerausfälle durch Manipulationen an Registrierkassen“)

Bedeutung der Kasse:
Die Kassenführung, als wesentlicher Bestandteil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens, ist Grundlage für die Ermittlung der Steuern. In der jüngeren Vergangenheit wurden durch die Finanzverwaltung vermehrt Kassenmanipulationen aufgedeckt. Durch diese Entwicklung steht die Kasse zunehmend im Fokus der Finanzverwaltung.
Auch die Digitalisierung macht nicht halt vor der Finanzverwaltung. Für die Überprüfung der Buchhaltungsdaten wird die eigens entwickelte Software „IDEA“ eingesetzt, die in sehr kurzer Zeit sämtliche relevanten Daten und Datensätze aus Buchhaltungssystemen, Kassensystemen und anderen Datenvorerfassungssystemen überprüft. Kommt es bei der Analyse der Daten zu Unregelmäßigkeiten oder Auffälligkeiten, ist der Unternehmer in der Verpflichtung, diese zu erläutern.

Zudem können aber auch formelle Mängel in der Kassenführung zur Verwerfung der gesamten Buchführung durch die Finanzverwaltung führen. Wird die Buchführung als nicht ordnungsgemäß eingestuft und verworfen, eröffnet sich für die Finanzverwaltung die Möglichkeit, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Eine solche Schätzung löst neben Steuernachzahlungen auch oft zusätzlich die Festsetzung von Zinsen aus. Daneben sind ggf. strafrechtliche Konsequenzen zu befürchten.

Arten von Kassenführungen:
Je nach Art der Kassenführung gilt es, unterschiedliche Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Dokumentationsvorschriften zu beachten und zu erfüllen. Zu unterscheiden sind elektronisch geführte Kassensysteme (EDV-Registrierkassen und PC-Kassensysteme) und die offene Ladenkasse.

Änderungen zum 01.01.2017 und Ausblick auf geplante Gesetzesvorhaben:
Bereits mit Schreiben aus November 2010 hat das Bundesministerium der Finanzen zur „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeldgeschäften“ Stellung genommen. Danach müssen elektronische Kassensysteme zwingend dem Grundsatz der Einzelaufzeichnung, der Möglichkeit der Datenspeicherung und des Datenexportes Rechnung tragen. Diese Anforderungen gelten für sämtliche Daten des Kassensystems. Also nicht nur für die Tageseinnahmen, sondern auch für Journal-, Auswertungs- und Stammdatenänderungen sowie Programmierungsdaten. Ab dem 01.01.2017 sind zwingend diese Vorgaben zu beachten. Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass die Übergangsfrist über den 31.12.2016 hinaus verlängert wird.

Jede im Einsatz befindliche Kasse sollte im Hinblick auf die Anforderungen ab 2017 geprüft werden. Sofern Ihre elektronische Kasse diese Anforderungen nicht erfüllt, ist eine Aufrüstung des Kassensystems, ggf. auch eine Neuinvestition, notwendig. Betroffen sind nicht nur klassische Kassensysteme, sondern bspw. auch elektronische Wiegekassen und Taxameter.

Im Juli 2016 hat die Bundesregierung den Entwurf eines „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ beschlossen. Das Ziel, die Steuerhinterziehung durch manipulierte Kassenaufzeichnungen einzudämmen, soll durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung sowie eine Kassennachschau erreicht werden. Die Sicherheitseinrichtung gewährleistet, dass digitale Grundaufzeichnungen (bspw. Kasseneinnahmen) nachträglich nicht mehr unerkannt verändert werden können. Im Rahmen der Kassennachschau ist die unangekündigte Überprüfung der Aufzeichnungen der Registrierkassen durch die Finanzverwaltung geplant.
Inwieweit das Gesetzesvorhaben umgesetzt wird und zu welchem Zeitpunkt die erstmalige Anwendung erfolgt, bleibt abzuwarten.

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„GoBD“ im Zusammenhang mit der Kassenführung:
Ein weiteres wichtiges Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen ist das Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronischer Form sowie Datenzugriff“ – kurz „GoBD“. Einzelheiten werden wir in unserem kommenden Newsletter näher vorstellen und erläutern.

Fazit:
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung werden immer komplexer. Die angesprochenen Vorschriften sind nicht abschließend aufgezählt, darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Anforderungen, die zusätzlich betrachtet werden sollten.
Es ist davon auszugehen, dass sich die Prüfungsschwerpunkte in Betriebsprüfungen verschieben. Künftig werden vermehrt die Datenverarbeitungssysteme und deren Schnittstellen zum Buchhaltungssystem in den Fokus der Finanzverwaltung rücken.
Insoweit sollte auch diesen formalen Anforderungen Beachtung geschenkt werden, um Diskussionen in der Betriebsprüfung vorzubeugen.
Wir empfehlen eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Kassenführung. Gern unterstützen wir Sie bei der Überprüfung Ihrer im Einsatz befindlichen Kassensysteme und freuen uns auf ein gemeinsames Gespräch.

Erfolgreiche Veranstaltung von Dierkes Partner bei der Industrie- und Handelskammer Lüneburg-Wolfsburg 

Obwohl die Finanzverwaltung bereits im Jahr 2014 die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an das Führen und Aufbewahren von Büchern in elektronischer Form konkretisierte, stehen immer noch viele Unternehmen vor der Herausforderung, diese Grundsätze umzusetzen. Darüber hinaus sehen sich die Unternehmen zunehmend mit immer höheren Anforderungen an das ordnungsgemäße Führen von Kassen konfrontiert.

Da nur wenige Unternehmen die Ordnungsmäßigkeitsanforderung der Buchführung sowie der Kassenführung umgesetzt haben, führten Carmen Hansen und Sebastian Franz zusammen mit der IHK Lüneburg-Wolfsburg eine Seminarveranstaltung zu diesem Thema durch. Die Veranstaltung wurde im Dezember 2016 und im Februar 2017 in den Räumlichkeiten der IHK angeboten und von einer Vielzahl Lüneburger Unternehmen angenommen.

Unter dem Titel „Betriebsprüfung – verschärfte Spielregeln für die Finanzbuchhaltung“ wurden im Rahmen des ersten Teils der Veranstaltung von Sebastian Franz detailliert die neuen Anforderungen der Finanzverwaltung an eine digitale Buchhaltung dargelegt. Die aufgezeigten Beispiele und konkreten Handlungsempfehlungen ermöglichten den Teilnehmern einen regen Erfahrungsaustausch und lebhafte Diskussionen innerhalb der Veranstaltung.

Nach der Seminarpause führte Frau Hansen die Teilnehmer durch die Vielzahl von relevanten Vorschriften zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Daneben wurden auch die aktuellen Gesetzesänderungen intensiv besprochen und praktische Hinweise zur Vermeidung von Kassenfehlern erörtert.

Die rege Anteilnahme Lüneburger Unternehmen an dieser gemeinsamen Veranstaltung der IHK und Dierkes Partner betont die Aktualität und hohe Bedeutung dieser Thematik.

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Weitere Verschärfungen von Seiten der Finanzverwaltung!!! 

Noch kurz vor dem Jahreswechsel hat der Gesetzgeber das “Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016“ im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Dieses Gesetz ist aus Sicht der Finanzverwaltung ein weiterer Baustein, die Manipulationsmöglichkeiten von elektronischen Kassensystemen einzuschränken. Bereits seit dem 1. Januar 2017 müssen Unternehmen, die entsprechende Kassensysteme im Einsatz haben, bestimmte Anforderungen zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerrelevanten Daten beachten. Dazu haben wir im Newsletter 2/2016 berichtet.

Die Kernstücke des neuen Kassengesetzes sind die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme mit der Einführung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, neue Meldepflichten für Unternehmen sowie die neu eingeführte Kassen-Nachschau.

Elektronische Aufzeichnungssysteme mit zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen

Werden Geschäftsvorfälle, beispielsweise Bareinnahmen, nach dem 31. Dezember 2019 mittels elektronischer Kassensysteme aufgezeichnet, so muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet werden, das jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.

Was ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem? Hierunter fallen die EDV-Registrierkassen und PC-Kassensysteme, aber auch Waagen mit Registrierfunktion und sog. kassenähnliche Systeme (bspw. Taxameter, Geldspielgeräte, Fahrscheinautomaten, Warenwirtschafts- und Fakturierungssysteme). Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme betroffen sind und welche konkreten technischen Anforderungen zu erfüllen sind, werden in einer noch zu erlassenden Kassensicherungs-Verordnung präzisiert.

Die elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein.

Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus
• einem Sicherheitsmodul
• einem Speichermedium
• einer einheitlichen digitalen Schnittstelle

Das Sicherheitsmodul soll eine sichere Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle gewährleisten. Für die Sicherung der digitalen Aufzeichnung und deren Bereitstellung dient das Speichermedium. Durch die einheitliche digitale Schnittstelle werden die digitalen Kassendaten der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt.

Diese technischen Sicherheitseinrichtungen werden die Kassenhersteller sicherlich vor Herausforderungen stellen. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.

Für bestimmte Kassensysteme gibt es eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022.

Neue Meldepflichten der Unternehmen

Auch heute schon sind die Einsatzorte und die Zeiträume über den Einsatz von elektronischen Kassensystemen zu protokollieren. Daneben wird eine neue Meldepflicht für die Anschaffung und Außerbetriebnahme von elektronischen Kassensystemen eingeführt.

Werden elektronische Aufzeichnungssysteme genutzt, so hat innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme eine Meldung an das zuständige Finanzamt zu erfolgen. Neben dem Namen und der Steuernummer des Steuerpflichtigen sind beispielsweise Angaben zur Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Art und Seriennummer des elektronischen Auszeichnungssystems sowie das Datum der Anschaffung/Außerbetriebnahme in einem amtlichen Vordruck zu melden.

Diese Meldeverpflichtung greift für Vorgänge ab dem 1. Januar 2020 innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme. Bei Aufzeichnungssystemen, die vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, hat die Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erfolgen.

Kassen-Nachschau

Mit der Kassen-Nachschau hat der Gesetzgeber ein weiteres Instrument zur Überprüfung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben eingeführt.

Ohne vorherige Ankündigung seitens der Finanzverwaltung kann u. a. eine Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Kassensystems, der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnung und Buchung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sowie die entsprechenden Organisationsunterlagen erfolgen.

Bild: © womue / Fotolia

Die Kassen-Nachschau ist nicht nur zu beachten von Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem im Einsatz haben. Auch für Unternehmen, die ihre Tageseinnahmen in Form einer offenen Ladenkasse ermitteln, gilt die Kassen-Nachschau.

Bisher hatte die Finanzverwaltung auch schon die Möglichkeit, Unternehmen spontan in ihren Geschäftsräumen zu besuchen. Im Rahmen der sog. Umsatzsteuer-Nachschau wird die „Kassenprüfung“ vor dem Hintergrund der korrekten Aufzeichnung der Entgelte im Sinne des Umsatzsteuergesetzes vorgenommen.

Die Befugnisse der Finanzverwaltung während der Kassen-Nachschau greifen weiter. Neben dem Kassensturz ist in Verdachtsfällen ein sofortiger Übergang in eine steuerliche Außenprüfung möglich. Beim Kassensturz wird geprüft, ob der tatsächlich gezählte Kassenbestand mit den Aufzeichnungen übereinstimmt.

Die Vorschriften zur Kassen-Nachschau sind grundsätzlich schon ab dem 1. Januar 2018 anzuwenden.

Weitere Neuregelungen 

Die bisher schon durch die Rechtsprechung manifestierte Einzelaufzeichnungspflicht wurde nun in das Gesetz aufgenommen. Die Einzelaufzeichnungspflicht schreibt vor, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln mit folgenden Angaben aufzuzeichnen ist:

• Name/Firma/Anschrift des Käufers
• Name/Firma/Anschrift des Verkäufers
• Inhalt des Geschäftes (Lieferung oder Leistung)
• Höhe der Bareinnahme / Zahlungsbetrag

Für bestimmte Unternehmen gibt es Ausnahmeregelungen von der Einzelaufzeichnungspflicht. Ob ein Unternehmen unter die Ausnahmeregelung fällt, ist stets im Einzelfall zu prüfen. Werden elektronische Kassensysteme eingesetzt, ist die Einzelaufzeichnungspflicht immer zu beachten.

Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet bei elektronischen Auszeichnungssystemen auch, dass jede Betätigung des Systems zu protokollieren ist. Dazu gehören beispielsweise jeder Tastendruck, Trainingsbuchung, Entnahmen und Stornobuchungen.

All diese Maßnahmen greifen aber nicht, wenn Unternehmen ihre Tageseinnahmen nicht oder nicht vollständig erfassen. Um diese Lücke zu schließen, hat der Gesetzgeber eine Belegausgabepflicht in das Gesetz aufgenommen.

Ab dem 1. Januar 2020 ist vorgeschrieben, dass über jeden Geschäftsvorfall ein Beleg erzeugt werden muss und dem Kunden zur Verfügung zu stellen ist. Der Kunde ist nicht verpflichtet, diesen Beleg mitzunehmen.

Zu beachten ist, dass diese Belege den Vorschriften der Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes unterliegen. Weiterhin sind sie auch über die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren aufzubewahren und ggf. der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen. Die Aufbewahrung kann auch im elektronischen Aufzeichnungssystem erfolgen.

Die Sanktionsmöglichkeiten wurden ebenfalls angepasst. Je nach Sachverhalt können Ordnungswidrigkeiten mit einem Bußgeld von 5.000 € bis hin zu 25.000 € bestraft werden.

Fazit

Die neuen Anforderungen an die Kassenführung mittels elektronischer Kassensysteme werden die Praxis vor einige Herausforderungen stellen. Hinsichtlich der technischen Umsetzungen sind zunächst die Kassenhersteller gefragt.

Durch die Verschärfungen hat die Finanzverwaltung zukünftig weitere Möglichkeiten zur Prüfung der Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnung von Kasseneinnahmen. Allein die neu eingeführte Meldepflicht ermöglicht der Finanzverwaltung eine gezielte Auswahl der zu prüfenden Unternehmen.

Sofern elektronische Kassensysteme im Einsatz sind, müssen künftig die vielfältigen Neuerungen beachtet werden. Daneben besteht aber weiterhin die Möglichkeit, die Tageseinnahmen durch eine offene Ladenkasse zu führen. Eine elektronische Kassenführung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Wir empfehlen Ihnen eine genaue Prüfung Ihrer Kassenführung unter Berücksichtigung der schon bestehenden Vorschriften und der praktischen Umsetzung der Neuerungen. Eine fehlerhafte Kassenführung kann zu erheblichen Steuernachzahlungen in Betriebsprüfungen bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.

Gern unterstützen wir Sie bei der Überprüfung Ihrer Kassenführung. Sprechen Sie uns an!