Für viele war der Schuhkarton über Jahre hinweg ein treuer Begleiter; heute reden wir über die Digitalisierung der Gesellschaft.
Wie rasend schnell sich die Welt verändert, ist mittlerweile bei den meisten Menschen angekommen. Was das für sie persönlich bedeutet, darüber haben viele noch nicht mit dem nötigen Ernst nachgedacht. Studien zufolge sehen nur etwa 10 % aller Arbeitnehmerihren Job durch die Digitalisierung als gefährdet an. Nur ca. jedem Vierten ist die sogenannte„Industrie 4.0“ ein Begriff.
Die Zeiten stehen günstig für Schwarzmaler und Konservative, und die Medien tragen ihren Teil zur allgemeinen Verunsicherung bei. Gerade in höherqualifizierten Berufen gehen viele Arbeitnehmer auch heute noch davon aus, dass sich ihr Job in den nächsten Jahren gar nicht oder nur sehr wenig verändern wird. Sogar im computerdominierten Finanzgewerbe sehen immer noch 80 % der Arbeitnehmer ihren Job als sicher an.
Fakt ist jedoch, dass sich ein Großteil der Berufe nicht nur schnell, sondern auch drastisch verändern wird. Das gilt für einen Börsenmakler genauso wie für eine Lehrerin.
Trotzdem muss niemand Angst haben, dass Maschinen den Menschen gänzlich ersetzen. Zwischenmenschlicher Kontakt wird auch in Zukunft eine große Rolle spielen und vielleicht gerade durch die Digitalisierung neuen Aufwind bekommen, denn jede Strömung erzeugt bekanntlich eine Gegenströmung.
In erster Linie wird die Digitalisierung bestehende Hierarchien und Prozesse aufbrechen und umkrempeln, Wertschöpfungsketten neu knüpfen, Schnittstellen zwischen Anbieternund Kunden verändern und Arbeitnehmern wie Arbeitgebern die Chance geben, sich weiterzuentwickeln.
„Wer nicht mit der Zeit geht, muss mit der Zeit gehen.“
Einige dieser neuen Schnittstellen haben die Testphase schon hinter sich gelassen und werden zuverlässig eingesetzt, wie zum Beispiel DATEV Unternehmen online, über das wir schon berichteten, DATEVconnect online oder DATEV Upload mobil, auf welche wir in Zukunft noch näher eingehen werden.
Da wir uns im Moment in der Übergangsphase befinden, führt die Digitalisierung vielerorts noch zu einem Mehraufwand seitens der Arbeitgeber. Dokumente müssen eingescannt, Mitarbeiter für Programmänderungen geschult und neue Maßnahmen zur Datensicherung implementiert werden. Generell bedeutet dies: Es muss Zeit investiert werden! Und Zeit ist bekanntlich Geld.
Um diesen Übergang zu optimieren, sollte demnach möglichst früh mit Geschäftspartnern eine Umstellung von Papier- auf Online-Rechnungen bzw. elektronische Rechnungen vereinbart werden. Die Geschwindigkeit des Scan-Vorgangs der verbleibenden Papierbelege wird durch die Verwendung eines Dokumentenscanners erhöht. Desktop-Scanner für kleine Büros, die bis zu 50 Seiten pro Minute einscannen können, sind ab ca. 250 € erhältlich.Für die Hosentasche gibt es zudem Scan-Apps für das Smartphone, die bei unter 5 € liegen. Das Ablagesystem der gescannten Papierbelege kann ebenfalls neu strukturiert und beschleunigt werden.
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Eine detaillierte Ordner-Struktur ist nicht mehr erforderlich, da durch die Digitalisierung neue – effizientere – Suchfunktionen zur Verfügung stehen. Langfristig wird die dazu aufgewendete Zeit also um ein Vielfaches durch ihren Nutzen ausgeglichen, denn ist ein digitales Belegarchiv erst einmal aufgebaut, stehen die Dokumente für alle betrieblichen Prozesse zur Verfügung. Außerdem ermöglicht ein digitalisiertes Belegwesen mehr Transparenz sowie die revisionssichere, gesetzeskonforme Dokumentation verschiedener Versionen und Bearbeitungsstände.
So wie die E-Mail den Schriftverkehr revolutioniert hat, nachdem jeder gelernt hatte, mit ihr umzugehen und seine Skepsis zu überwinden, so werden auch die neuen Programme und Prozesse die Welt ein weiteres Mal umkrempeln. Wenn es also eine Sache gibt, die uns die Digitalisierung lehrt, dann die, dass sich alles verändert – stets und ständig. Die Zeiten, in denen man ein und denselben Beruf über Jahrzehnte ausüben konnte, ohne große Veränderungen erwarten zu müssen, sind vorbei. Wir betreten gemeinsam Neuland. Und jedes Neuland birgt in sich sowohl Gefahr als auch Potential.
Das Wichtigste bei so einer Reise ist immer, die richtigen Gefährten zu haben. Und weil wir uns dessen bewusst sind, helfen wir Ihnen gerne über jeden Stolperstein hinweg, den die Digitalisierung Ihnen in den Weg legt.
Ist Ihre Buchhaltungs-EDV bereits GoBD-fit?
Einführung
Bereits im November 2014 hat das Bundesministerium für Finanzen ein umfangreiches Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD veröffentlicht. Die GoBD konkretisieren die Anforderungen der Finanzverwaltung an die Ordnungsmäßigkeit des Einsatzes von EDV im Rahmen des Buchführungsprozesses. Von den Ordnungsmäßigkeitsanforderungen sind neben dem eigentlichen Buchungssystem auch alle Datenverarbeitungssysteme betroffen, mit denen Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Hierunter fallen insbesondere Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme und Fakturierungssysteme.
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Die Erfahrung zeigt, dass nur wenige Unternehmen diese neuen bzw. konkretisierten Anforderungen an die Buchhaltung umgesetzt haben. Im Nachfolgenden haben wir für Sie die wesentlichen Anforderungen der Finanzverwaltung zusammengefasst.
Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Geschäftsvorfällen
Jeder Geschäftsvorfall ist unmittelbar nach Entstehung in einer Grundaufzeichnung zu erfassen, um diesen gegen einen zufälligen Untergang zu sichern. Bei der Frage der zeitgerechten Erfassung ist zwischen baren und unbaren Geschäftsvorfällen zu unterscheiden:
• Kasseneinnahmen/-ausgaben sind täglich zu erfassen
• Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen
Die Finanzverwaltung hat klargestellt, dass der Begriff “Erfassung“ nicht unbedingt die Verbuchung der Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung bedeutet. Die Anforderungen zur zeitgerechten Erfassung können auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden. Um gegenüber der Finanzverwaltung eine geordnete und übersichtliche Belegablage zu dokumentieren, empfehlen wir Ihnen, eine Verfahrensdokumentation für den Prozess der Belegablage und -sicherung zu erstellen.
Unabhängig von der zeitgerechten Erfassung von Geschäftsvorfällen in einer Grundaufzeichnung fordert die Finanzverwaltung eine Verbuchung der Geschäftsvorfälle in den Büchern und Aufzeichnungen spätestens bis zum Ablauf des folgenden Monats.
Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten und Daten
Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Werden elektronische Buchungen und Aufzeichnungen bearbeitet, sind diese Vorgänge zu protokollieren und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu speichern, damit die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands und seiner Ergänzungen gewährleistet sind. An diesem Grundsatz derUnveränderbarkeit müssen sich neben dem Buchungssystem auch alle Vor- undNebensysteme messen lassen. Alle Datenverarbeitungssysteme haben daher sicher-zustellen, dass alle Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozesseingeführt wurden, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder geändert werden können.
Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten von (digitalen) Unterlagen
Der Steuerpflichtige ist verpflichtet, neben den Büchern und Aufzeichnungen alle Unterlagenaufzubewahren, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Somit sind alle Daten aus Haupt-, Vor- und Nebensystemen zu speichern und zu archivieren.
Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden und dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren. Sie dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht unveränderbar erhalten bleiben.
Darüber hinaus hat der Steuerpflichtige sicherzustellen, dass die steuerrelevanten Daten aus den Haupt-, Vor- und Nebensystemen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht der Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen elektronisch bereitgestellt werden können.
Verfahrensdokumentation
Die EDV-gestützte Buchführung muss von einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit bezüglich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit überprüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit ist eine Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile enthalten muss.
Die GoBD fordern daher für jedes Datenverarbeitungssystem eine vollständige und übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der sich Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungssystems ergeben.
Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Verfahrensdokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren entspricht.
Fazit
Achten Sie darauf, dass die zum Teil strengen Anforderungen der Finanzverwaltung an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung beachtet und eingehalten werden. Ein Nichtbeachten der GoBD kann im schlimmsten Fall zur Verwerfung der Buchhaltung und Hinzuschätzungen von Besteuerungsgrundlagen führen.
Die GoBD werden nachhaltig den Ablauf einer Betriebsprüfung verändern. Es ist damit zu rechnen, dass die Finanzverwaltung die Prüffelder auf Ihre im Unternehmen eingesetzten Datenverarbeitungssysteme ausdehnen wird. Sie sollten daher sicherstellen, dass neben dem erforderlichen Datenimport auch alle GoBD-Anforderungen für diese Systeme erfüllt sind. Erstellen Sie für alle im Betrieb eingesetzten Datenverarbeitungssysteme eine Verfahrensdokumentation, die den organisatorischen und technischen Prozess des Verfahrens beschreibt.
Gern unterstützen wir Sie bei der Überprüfung Ihrer Unternehmensabläufe auf GoBD-Konformität und stehen Ihnen bei der Erstellung und Aktualisierung Ihrer Verfahrensdokumentation zur Seite.
