12. April 2018
Smartphone, Laptop und Co.

Steuergünstig an Arbeitnehmer überlassen – so geht‘s!

Heutzutage sind sie aus dem beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken – Handys, Laptops, Smartphones und Tablets unterstützen uns dabei, im beruflichen Alltag mobiler und flexibler zu sein.

Was Sie beachten müssen, wenn Sie Ihre Arbeitnehmer mit entsprechender Technik ausstatten, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Betriebliche Geräte
Die private Nutzung betrieblicher Telekommunikations- (Telefon, Handy, Faxgerät) und Datenverarbeitungsgeräte (Smartphones, Tablets, Laptops) ist steuer- und sozialversicherungsfrei.

Diese Regelung gilt nicht nur für die private Nutzung am Arbeitsplatz, sondern auch, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Handy zur ständigen privaten Nutzung überlässt oder in dessen Wohnung einen betrieblichen Telefonanschluss einrichtet. Die Geräte (Telefon, Handy, Fax) müssen im Eigentum des Arbeitgebers bleiben. Der Anteil der privaten Gespräche am Gesamtumsatz ist dabei unerheblich.

Gleiches gilt für die private Nutzung betrieblicher PCs, Notebooks, Smartphones, Tablets oder des entsprechenden Zubehörs und der Software, die auch im Betrieb genutzt wird, soweit die Geräte im Besitz des Arbeitgebers bleiben.

Praxistipp:
Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, dass der geldwerte Vorteil zusätzlich zum Arbeitsentgelt gewährt wird. Sie können mit Ihren Arbeitnehmern auch einen Verzicht zugunsten der Überlassung, beispielsweise eines Handys oder Laptops, vereinbaren. Dabei sollten Sie aber auf eine arbeitsrechtlich wirksame und eindeutige Änderung des Arbeitsvertrages achten, um Nachzahlungen im Rahmen von Prüfungen der Sozialversicherungsträger zu vermeiden.

Privater Telefonanschluss des Arbeitnehmers
Bei arbeitnehmereigenen Telefonanschlüssen kann nur der betriebliche Anteil steuerfrei
ersetzt werden. Die Aufwendungen sind im Einzelnen nachzuweisen. Aus Vereinfachungs-gründen kann der Arbeitgeber aber pauschal 20 % des Rechnungsbetrages, jedoch maximal € 20,00 pro Monat, ohne weitere Prüfung steuerfrei ersetzen, wenn dem Arbeitnehmer erfahrungsgemäß Aufwendungen entstehen.

Alternativ kann für einen Dreimonatszeitraum anhand eines Einzelverbindungsnachweises repräsentativ aufgezeichnet werden, welche Gespräche beruflich bedingt sind. Der daraus zu berechnende Durchschnittsbetrag kann dann in der Folgezeit fortgeführt werden.

Zu den ersetzbaren Kosten gehören die Kosten für die einzelnen Verbindungen (Telefon, Handy, Internet, Fax) sowie die anteiligen Grundgebühren. Bei einer Flatrate gelten die oben genannten Grundsätze ebenfalls. Anhand selbstgefertigter Aufzeichnungen sind der berufliche und der private Nutzungsumfang über einen Zeitraum von drei Monaten nachzuweisen. Das sich daraus ergebende Nutzungsverhältnis kann so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

Fazit:
Gesamt gesehen ist es aus steuerlicher Sicht oft vorteilhaft, wenn die Geräte im Besitz des Arbeitgebers bleiben. Vereinbaren Sie mit Ihren Arbeitnehmern möglichst schriftlich die Überlassung und die Rückführung an das Unternehmen.

Auch gut zu wissen:
Und wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Geräte an die Arbeitnehmer verschenken oder vergünstigt abgeben wollen, ist das auch kein Problem. Seit 2013 ist es Arbeitgebern möglich, den Wert des dabei entstehenden Vorteils nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal mit 25 % zu versteuern. Hierbei müssen Sie auch nicht den Neupreis, sondern nur den Wiederbeschaffungswert versteuern. Der Betrag bleibt indes auch sozialversicherungsfrei.

Sabine Boldt
Steuerfachangestellte | Personalfachkauffrau
sboldt@dierkes-partner.de
Telefon +49 - (0)40 - 36156 - 138
Astrid Koch
Bilanzbuchhalterin | Lohnbuchhaltung | Fachassistentin für Lohn und Gehalt
akoch@dierkes-partner.de
Telefon +49 - (0)4131 - 7499 - 26