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28. März 2017
Reisekosten: Wenn der Ehepartner mitreist

Wie Sie die Aufwendungen richtig aufteilen 

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern Aufwendungen, die ihnen im Rahmen einer Dienstreise (der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit) entstehen, steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzen. Dabei sind die seit 2014 geltenden Reisekostenrichtlinien zu beachten. Erstattungsfähig sind neben den Aufwendungen für die Hin- und Rückfahrt wie zum Beispiel Bahn- oder Flugkosten auch die Übernachtungsaufwendungen und unter bestimmten Voraussetzungen auch die Verpflegungsaufwendungen. Wie genau die Abrechnung erfolgt, wird im ergänzten BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014 ausgeführt.

Was können Sie Ihren Arbeitnehmern aber steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten, wenn der Ehepartner ihn begleitet?

Insbesondere Arbeitnehmer in leitenden Positionen werden gelegentlich auf Grund gesellschaftlicher Gepflogenheiten von ihren Ehepartnern bei Auswärtstätigkeiten begleitet.

Übernimmt der Arbeitgeber in diesem Zusammenhang die Aufwendungen für Flug, Hotel oder Verpflegung, stellt dies für den Arbeitnehmer insoweit steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn dar. Arbeitgeber können ihrem Arbeitnehmer lediglich die

Aufwendungen abgabenfrei erstatten, die auch ohne die Mitnahme des Ehegatten angefallen wären. Lassen sich die Kosten nicht genau dem Arbeitnehmer beziehungsweise seinem Ehepartner zuteilen, ist eine sorgfältige Schätzung vorzunehmen – gegebenenfalls mit 50 %. Dies gilt im Übrigen auch für weitere Familienangehörige wie zum Beispiel die Kinder des Ehepaares.


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Praxistipp: Bei Übernachtungsaufwendungen können Arbeitgeber allerdings die Kosten für ein Einzelzimmer erstatten, die im Regelfall höher sind als 50 % der Kosten für ein Doppelzimmer.

Fordern Sie daher auch eine Rechnung für ein Einzelzimmer an. Ist dies aus bestimmten Gründen nicht möglich, lassen Sie sich die Preisliste geben, aus der die Kosten für ein Einzelzimmer hervorgehen. Haben Sie keinen entsprechenden Beleg, wären auch hier die Aufwendungen je zur Hälfte auf den Arbeitnehmer und seinen Ehepartner aufzuteilen.

Übrigens: Übernimmt der Ehegatte dienstliche Aufgaben und wird wie eine fremde Arbeitskraft eingesetzt, können Sie auch die Kosten für ihn steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzen. Für eine anstehende Lohnsteueraußenprüfung müssen Sie aber besonderes Augenmerk auf eine gute Dokumentation legen.

Kann das Ehepaar die Dienstreise auch mit einem Urlaub verbinden?

Ja. Die Kosten sind entsprechend aufzuteilen. Die Zuordnung von Hotel- und Verpflegungsaufwendungen zur Dienst- beziehungsweise zur Urlaubsreise ist im Regelfall anhand der zeitlichen Einordnung leicht vorzunehmen. Die Fahrtkosten für die Anreise wie zum Beispiel Flug- oder Bahnkosten brauchen Sie für Ihren Arbeitnehmer übrigens trotz der Verbindung mit einer Urlaubsreise nicht aufzuteilen, wenn der eigentliche Anlass der Reise eindeutig beruflich veranlasst ist. Unabhängig von der Dauer des privaten Aufenthalts ist in diesen Fällen von einer untergeordneten privaten Mitveranlassung auszugehen.

Aber Vorsicht: Gerade wenn der Ehepartner oder auch die Kinder mitreisen, sollten Arbeitgeber auf eine gute Dokumentation achten, um bei einer Lohnsteueraußenprüfung die betriebliche Veranlassung darlegen zu können.

Sabine Boldt
Steuerfachangestellte | Personalfachkauffrau
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