Ist Ihre Buchhaltungs-EDV bereits GoBD-fit?

Einführung 

Bereits im November 2014 hat das Bundesministerium für Finanzen ein umfangreiches Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD veröffentlicht. Die GoBD konkretisieren die Anforderungen der Finanzverwaltung an die Ordnungsmäßigkeit des Einsatzes von EDV im Rahmen des Buchführungsprozesses. Von den Ordnungsmäßigkeitsanforderungen sind neben dem eigentlichen Buchungssystem auch alle Datenverarbeitungssysteme betroffen, mit denen Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Hierunter fallen insbesondere Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme und Fakturierungssysteme.

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Die Erfahrung zeigt, dass nur wenige Unternehmen diese neuen bzw. konkretisierten Anforderungen an die Buchhaltung umgesetzt haben. Im Nachfolgenden haben wir für Sie die wesentlichen Anforderungen der Finanzverwaltung zusammengefasst.

Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Geschäftsvorfällen

Jeder Geschäftsvorfall ist unmittelbar nach Entstehung in einer Grundaufzeichnung zu erfassen, um diesen gegen einen zufälligen Untergang zu sichern. Bei der Frage der zeitgerechten Erfassung ist zwischen baren und unbaren Geschäftsvorfällen zu unterscheiden:

• Kasseneinnahmen/-ausgaben sind täglich zu erfassen

• Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen

Die Finanzverwaltung hat klargestellt, dass der Begriff “Erfassung“ nicht unbedingt die Verbuchung der Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung bedeutet. Die Anforderungen zur zeitgerechten Erfassung können auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden. Um gegenüber der Finanzverwaltung eine geordnete und übersichtliche Belegablage zu dokumentieren, empfehlen wir Ihnen, eine Verfahrensdokumentation für den Prozess der Belegablage und -sicherung zu erstellen.

Unabhängig von der zeitgerechten Erfassung von Geschäftsvorfällen in einer Grundaufzeichnung fordert die Finanzverwaltung eine Verbuchung der Geschäftsvorfälle in den Büchern und Aufzeichnungen spätestens bis zum Ablauf des folgenden Monats.

Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten und Daten

Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Werden elektronische Buchungen und Aufzeichnungen bearbeitet, sind diese Vorgänge zu protokollieren und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu speichern, damit die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands und seiner Ergänzungen gewährleistet sind. An diesem Grundsatz derUnveränderbarkeit müssen sich neben dem Buchungssystem auch alle Vor- undNebensysteme messen lassen. Alle Datenverarbeitungssysteme haben daher sicher-zustellen, dass alle Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozesseingeführt wurden, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder geändert werden können.

Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten von (digitalen) Unterlagen

Der Steuerpflichtige ist verpflichtet, neben den Büchern und Aufzeichnungen alle Unterlagenaufzubewahren, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Somit sind alle Daten aus Haupt-, Vor- und Nebensystemen zu speichern und zu archivieren.

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden und dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren. Sie dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht unveränderbar erhalten bleiben.

Darüber hinaus hat der Steuerpflichtige sicherzustellen, dass die steuerrelevanten Daten aus den Haupt-, Vor- und Nebensystemen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht der Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen elektronisch bereitgestellt werden können.

Verfahrensdokumentation 

Die EDV-gestützte Buchführung muss von einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit bezüglich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit überprüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit ist eine Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile enthalten muss.

Die GoBD fordern daher für jedes Datenverarbeitungssystem eine vollständige und übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der sich Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungssystems ergeben.

Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Verfahrensdokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren entspricht.

Fazit

Achten Sie darauf, dass die zum Teil strengen Anforderungen der Finanzverwaltung an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung beachtet und eingehalten werden. Ein Nichtbeachten der GoBD kann im schlimmsten Fall zur Verwerfung der Buchhaltung und Hinzuschätzungen von Besteuerungsgrundlagen führen.

Die GoBD werden nachhaltig den Ablauf einer Betriebsprüfung verändern. Es ist damit zu rechnen, dass die Finanzverwaltung die Prüffelder auf Ihre im Unternehmen eingesetzten Datenverarbeitungssysteme ausdehnen wird. Sie sollten daher sicherstellen, dass neben dem erforderlichen Datenimport auch alle GoBD-Anforderungen für diese Systeme erfüllt sind. Erstellen Sie für alle im Betrieb eingesetzten Datenverarbeitungssysteme eine Verfahrensdokumentation, die den organisatorischen und technischen Prozess des Verfahrens beschreibt.

Gern unterstützen wir Sie bei der Überprüfung Ihrer Unternehmensabläufe auf GoBD-Konformität und stehen Ihnen bei der Erstellung und Aktualisierung Ihrer Verfahrensdokumentation zur Seite.