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13. Dezember 2016
Digitalisierung im Belegwesen – ein Blick in die Praxis!

Über das Thema „Digitalisierung“ wird in vielerlei Hinsicht diskutiert: von den Anforderungen an den Datenschutz zur Sicherung eines vertrauensvollen Zusammenlebens innerhalb einer Gesellschaft über die Chancen und Risiken von Big Data in der medizinischen Praxis bis hin zu steigenden Anforderungen an den Steuerbürger bei der elektronischen Abgabe von Steuererklärungen.

„Digitalisierung“ im weiteren Sinne bezeichnet den Wandel von analogen hin zu elektronisch gestützten Prozessen. Die digitale Transformation stellt schon heute sowohl eine zentrale Herausforderung als auch eine große Chance für Unternehmen dar. Sind Sie bereits für die Zukunft gewappnet?

In diesem Beitrag stellen wir die ersten Schritte im Zusammenhang mit der Einführung eines digitalen Belegwesens in den Finanz- und Lohnbuchhaltungsprozessen dar und zeigen konkrete Lösungsansätze und Hilfestellungen auf.

Schritt für Schritt in die Digitalisierung

Die Digitalisierung im Belegwesen ermöglicht den Umstieg auf ein papierloses Büro. Als erstes müssen alle prozessrelevanten Dokumente zum frühestmöglichen Zeitpunkt als digitales Belegbild erfasst und für die weitere Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden. In der Praxis hat es sich bewährt, die eingehenden Belege in einem zentralen Eingangskorb zu sammeln und von dort aus in den digitalen Beleglauf einzuspielen.

Die Häufigkeit der Erfassung richtet sich nach der Unternehmensgröße und dem Belegumfang. So kann es ausreichen, wenn ein Mitarbeiter für ein paar Stunden pro Woche diesen Aufgabenbereich übernimmt. Bei größeren Unternehmen empfiehlt sich eine eigene, voll ausgestattete Poststelle. Den zeitlich größten Aufwand bereitet in der Regel das Scannen der Papierbelege. Um diesen Ablauf zu optimieren, sollte mit den Geschäftspartnern – sofern möglich – eine Umstellung von Papier-Rechnungen auf Online-Rechnungen bzw. elektronische Rechnungen vereinbart werden. Dadurch werden die Rechnungen bereits in elektronischer Form (bspw. als PDF-Dokument per E-Mail) zur Verfügung gestellt.

Die Geschwindigkeit des Scan-Vorgangs der verbleibenden Papierbelege wird durch die Verwendung eines Dokumentenscanners erhöht. Und dies schon zu einem geringen Preis: Desktop-Scanner für kleine Büros, die bis zu 50 Seiten pro Minute einscannen können, sind bereits in einer Preisspanne von 250 € bis 500 € erhältlich. Sogar für unterwegs stehen heute Scan-Apps fürs Smartphone zur Verfügung, die für weniger als 5 € gute Ergebnisse erzeugen.

Um zu verhindern, dass ein Dokument mehrfach gescannt und doppelt im digitalen Belegarchiv abgelegt wird, müssen die digitalisierten Belege nach dem Scannen gekennzeichnet werden (z. B. mit einem Stempel). Das Ablagesystem der gescannten Papierbelege kann ebenfalls neu strukturiert und beschleunigt werden. Eine detaillierte Ordner-Struktur ist nicht mehr erforderlich, weil durch die Digitalisierung neue – effizientere – Suchfunktionen zur Verfügung stehen.

Der Aufwand lohnt sich!

Ist ein digitales Belegarchiv erst einmal aufgebaut, stehen die Dokumente für alle betrieblichen Prozesse zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es weitere Vorteile:

DMS:

Mit einem Dokumenten-Management-System wird die Arbeit mit digitalen Belegen über alle Unternehmensebenen hinweg gestaltet. Durch verschiedene Ebenen von Einsichts- und Zugriffsrechten wird die Vertraulichkeit gewahrt.

Revisionssichere Archivierung:

Mit der richtigen Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten werden digitale Belege gesetzeskonform archiviert. D. h. dass verschiedene Versionen und Bearbeitungsstände nachvollziehbar bleiben und am Dokument protokolliert werden.

Suche:

Digitale Prozesse sind in der Regel deutlich effizienter als analoge. Insbesondere bei der Suche nach Belegen zahlt sich ein digitales Belegarchiv schnell aus. Bereits durch die Eingabe von Schlagworten (z. B. Lieferantenname, Rechnungsnummer oder Datum) werden die gesuchten Belege schnell gefunden.

IKS:

Ein digitalisiertes Belegwesen ermöglicht mehr Transparenz sowie revisionssichere Dokumentationen im Rahmen des innerbetrieblichen Kontrollsystems.

Hinsichtlich der Umstellung des Belegwesens im Rahmen der Finanz- und Lohnbuchhaltungs-prozesse auf ein digitales Belegarchiv hängt der damit verbundene (Mehr-)Aufwand vor allem von der bisherigen Struktur des Unternehmens, der Branchenzugehörigkeit und der Initiative der Mitarbeiter ab, die mit der Umsetzung betraut sind. Wagen Sie den Einstieg in das digitale Belegwesen! Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie dabei gern.

Raphael Kammer, B.A.
rkammer@dierkes-partner.de
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