Bild: © womue / Fotolia
10. Mai 2017
Die richtige Kassenführung

Im Fokus der Finanzverwaltung – die Kasse!!!

Einführung:
Einer Schätzung des Finanzministeriums Nordrhein-Westfalen zufolge kann von Steuerausfällen durch Kassenmanipulation von bis zu 10 Mrd. Euro ausgegangen werden. Diese Einschätzung bezieht sich bundesweit auf die Umsatzsteuer und Ertragsteuern. Neben dem Hotel- und Gastronomiegewerbe werden ca. 200 weitere Branchen als bargeldintensive Unternehmungen angesehen, von denen ein Großteil als Risikobranchen gilt. (Quelle: wissenschaftliche Dienste des Deutschen Bundestages 2016 „Höhe der Umsatzsteuerausfälle durch Manipulationen an Registrierkassen“)

Bedeutung der Kasse:
Die Kassenführung, als wesentlicher Bestandteil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens, ist Grundlage für die Ermittlung der Steuern. In der jüngeren Vergangenheit wurden durch die Finanzverwaltung vermehrt Kassenmanipulationen aufgedeckt. Durch diese Entwicklung steht die Kasse zunehmend im Fokus der Finanzverwaltung.
Auch die Digitalisierung macht nicht halt vor der Finanzverwaltung. Für die Überprüfung der Buchhaltungsdaten wird die eigens entwickelte Software „IDEA“ eingesetzt, die in sehr kurzer Zeit sämtliche relevanten Daten und Datensätze aus Buchhaltungssystemen, Kassensystemen und anderen Datenvorerfassungssystemen überprüft. Kommt es bei der Analyse der Daten zu Unregelmäßigkeiten oder Auffälligkeiten, ist der Unternehmer in der Verpflichtung, diese zu erläutern.

Zudem können aber auch formelle Mängel in der Kassenführung zur Verwerfung der gesamten Buchführung durch die Finanzverwaltung führen. Wird die Buchführung als nicht ordnungsgemäß eingestuft und verworfen, eröffnet sich für die Finanzverwaltung die Möglichkeit, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Eine solche Schätzung löst neben Steuernachzahlungen auch oft zusätzlich die Festsetzung von Zinsen aus. Daneben sind ggf. strafrechtliche Konsequenzen zu befürchten.

Arten von Kassenführungen:
Je nach Art der Kassenführung gilt es, unterschiedliche Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Dokumentationsvorschriften zu beachten und zu erfüllen. Zu unterscheiden sind elektronisch geführte Kassensysteme (EDV-Registrierkassen und PC-Kassensysteme) und die offene Ladenkasse.

Änderungen zum 01.01.2017 und Ausblick auf geplante Gesetzesvorhaben:
Bereits mit Schreiben aus November 2010 hat das Bundesministerium der Finanzen zur „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeldgeschäften“ Stellung genommen. Danach müssen elektronische Kassensysteme zwingend dem Grundsatz der Einzelaufzeichnung, der Möglichkeit der Datenspeicherung und des Datenexportes Rechnung tragen. Diese Anforderungen gelten für sämtliche Daten des Kassensystems. Also nicht nur für die Tageseinnahmen, sondern auch für Journal-, Auswertungs- und Stammdatenänderungen sowie Programmierungsdaten. Ab dem 01.01.2017 sind zwingend diese Vorgaben zu beachten. Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass die Übergangsfrist über den 31.12.2016 hinaus verlängert wird.

Jede im Einsatz befindliche Kasse sollte im Hinblick auf die Anforderungen ab 2017 geprüft werden. Sofern Ihre elektronische Kasse diese Anforderungen nicht erfüllt, ist eine Aufrüstung des Kassensystems, ggf. auch eine Neuinvestition, notwendig. Betroffen sind nicht nur klassische Kassensysteme, sondern bspw. auch elektronische Wiegekassen und Taxameter.

Im Juli 2016 hat die Bundesregierung den Entwurf eines „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ beschlossen. Das Ziel, die Steuerhinterziehung durch manipulierte Kassenaufzeichnungen einzudämmen, soll durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung sowie eine Kassennachschau erreicht werden. Die Sicherheitseinrichtung gewährleistet, dass digitale Grundaufzeichnungen (bspw. Kasseneinnahmen) nachträglich nicht mehr unerkannt verändert werden können. Im Rahmen der Kassennachschau ist die unangekündigte Überprüfung der Aufzeichnungen der Registrierkassen durch die Finanzverwaltung geplant.
Inwieweit das Gesetzesvorhaben umgesetzt wird und zu welchem Zeitpunkt die erstmalige Anwendung erfolgt, bleibt abzuwarten.

dpnl2 16 kassenfuehrung2 web
Bild: © StudioLaMagica / Fotolia

„GoBD“ im Zusammenhang mit der Kassenführung:
Ein weiteres wichtiges Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen ist das Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronischer Form sowie Datenzugriff“ – kurz „GoBD“. Einzelheiten werden wir in unserem kommenden Newsletter näher vorstellen und erläutern.

Fazit:
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung werden immer komplexer. Die angesprochenen Vorschriften sind nicht abschließend aufgezählt, darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Anforderungen, die zusätzlich betrachtet werden sollten.
Es ist davon auszugehen, dass sich die Prüfungsschwerpunkte in Betriebsprüfungen verschieben. Künftig werden vermehrt die Datenverarbeitungssysteme und deren Schnittstellen zum Buchhaltungssystem in den Fokus der Finanzverwaltung rücken.
Insoweit sollte auch diesen formalen Anforderungen Beachtung geschenkt werden, um Diskussionen in der Betriebsprüfung vorzubeugen.
Wir empfehlen eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Kassenführung. Gern unterstützen wir Sie bei der Überprüfung Ihrer im Einsatz befindlichen Kassensysteme und freuen uns auf ein gemeinsames Gespräch.

 

 

Carmen Hansen
Steuerberaterin
chansen@dierkes-partner.de
Telefon +49 - (0)4131 - 7499 - 0