Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge auf Bundesebene verpflichtend. Ein Jahr später stellen auch die übrigen öffentlichen Auftraggeber auf das neue E-Invoicing-Standard um.
Worum geht es genau?
Gemäß der EU Richtlinie 2014/55 muss jeder Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand elektronische Rechnungen digital empfangen und verarbeiten können. In Deutschland dürfen Unternehmen ab dem 27.11.2020 daher nur noch elektronische Rechnungen an Auftraggeber der öffentlichen Hand übermitteln, die einem bestimmten Datenformat entsprechen. Papier oder reine PDF-Rechnungen werden dann in der Regel nicht mehr akzeptiert. Immer mehr Unternehmen erkennen darin auch Vorteile, die mit dem elektronischen Rechnungsaustausch einhergehen.
Was ist eine elektronische Rechnung und was ist zukünftig zu beachten?
Die elektronische Rechnung in einem strukturierten Datenformat hat hohes Potenzial für die Digitalisierung und Automatisierung im Finanz- und Rechnungswesen. Es gibt zwei Standards: XRechnung und ZUGFeRD. Das Hybridformat ZUGFeRD besteht aus einer bildhaften Darstellung in Form einer PDF-Datei, in der die Rechnungsdaten noch einmal als elektronisch lesbare Datenstruktur (XML) eingebettet sind. Die XRechnung hingegen ist ein reines XML-Dokument, das nur mittels eines Programms, welches die Datei auslesen kann, für Menschen sichtbar wird.
Mit der elektronischen Rechnung werden die Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen einfacher und schneller. Unternehmen sparen Portokosten und Personalressourcen und schonen vor allem die Umwelt: Es wird erheblich weniger Papier verbraucht und Transportwege fallen weg. Die Einführung der E-Rechnung soll den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes stärken. Es ist zu erwarten, dass von der Regelung eine erhebliche Impulswirkung für die gesamte Wirtschaft ausgeht und künftig auch Unternehmen untereinander verstärkt auf die elektronische Rechnung setzen. Die Herausforderung, die sich dabei insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen stellt, ist eine wirtschaftlich vertretbare normgerechte Umstellung bestehender Rechnungsprozesse in einem sehr kurzen Zeitraum.
In Bezug auf die Bundesverwaltung werden E-Rechnungen über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) über zwei Portale eingereicht. Für Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der direkten Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Für die Einreichung von E-Rechnungen an Institutionen der mittelbaren Bundesverwaltung steht die OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zur Auswahl, die gleichfalls von den Bundesländern verwendet werden kann. Die Bundesplattformen realisieren die einfache Erstellung von E-Rechnungen oder deren Upload über eine Weboberfläche. Ebenso ist die Einreichung mithilfe E-Mail ist möglich.
Was müssen Unternehmen tun, um erfolgreich auf elektronische Rechnungen umzustellen?
Für Unternehmen, die ganzheitlich von elektronischen Rechnungen profitieren möchten, ist eine technische und prozessuale Umstellung zu empfehlen. Im Ergebnis müssen technische Lösung implementiert werden, die E-Rechnungen erzeugen, empfangen und verarbeiten können. Zusätzlich sollten digitale Workflows für Prüfung, Freigabe und Vorkontierung eingeführt sowie ein revisionssicheres elektronisches Archiv eingerichtet werden.
Damit eine Systemeinführung erfolgreich ist, sollten zuerst die IST-Prozesse aufgenommen und analysiert werden. Auf dieser Basis können dann Optimierungspotenziale identifiziert und SOLL-Prozesse abgeleitet werden. Im Anschluss kann dann eine Softwarelösung gesucht werden, die in die bestehende Systemlandschaft integriert werden kann.
Gerne beraten wir Sie zu den technischen und prozessualen Möglichkeiten, die sich im Zusammenhang mit der E-Rechnung ergeben. Welche Themen beschäftigen Sie aktuell rund um die Digitalisierung? Lassen Sie uns diese gemeinsam durchdenken.
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