12. April 2018
Aufgepasst bei der Buchung von EC-Karten-Umsätzen

Laut BMF sind bare und unbare Geschäftsvorfälle getrennt zu verbuchen

In Betrieben mit viel Bargeldverkehr zahlen die Kunden immer mehr mit der EC-Karte, also bargeldlos. Hierzu gibt es eine Stellungnahme des Bundesministeriums für Finanzen (BMF), wie diese Zahlungen in der Buchführung erfasst werden müssen.
In der gelebten Praxis werden die Tagesumsätze in der Regel in der Tageslosung erfasst. Der Gesamtbetrag wird hierbei im Kassenbuch aufgezeichnet, die EC-Karten-Umsätze aber sozusagen wieder „ausgebucht“. Später wird dann der Gesamtbetrag im Kassenkonto gebucht und die EC-Karten-Umsätze über das Geldtransitkonto als durchlaufender Posten ausgebucht.

Nach einigen Diskussionen, ob dieses Verfahren zulässig ist, hat sich das BMF des Themas angenommen und nun in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder seine Rechtsauffassung dargelegt.
Hiernach seien bare und unbare Geschäftsvorfälle in der Regel getrennt zu buchen: Die Bareinnahmen und Barausgaben in das Kassenbuch und die unbaren Geschäftsvorfälle beispielsweise in einer Zusatzspalte bzw. einem extra Nebenbuch zum Kassenbuch.
Eine Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stelle einen formellen Mangel dar und widerspreche dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung.

Der Deutsche Steuerberaterverband e. V. ist jedoch der Auffassung, dass die Erst-Erfassung der Gesamtumsätze über das Kassenbuch praktikabel sei, insbesondere auf Grund der auf diese Weise korrekt erfassen Umsatzsteuer. Aus diesem Grund forderte der DStV die Anerkennung des üblichen Verfahrens und teilte die Meinung des BMF nicht. Vielmehr ermögliche die im Vorwege getrennte Erfassung von baren und unbaren Zahlungen im Kassensystem eine Abstimmung zu jeder Zeit. Durch die Ausbuchung der EC-Karten-Umsätze weise das Kassenbuch den korrekten Tagesendbestand aus. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung blieben auch hier gewahrt.

Wie also verfahren?
Es empfiehlt sich, trotz des Einwands des DStV, die baren und unbaren Geschäftsvorfälle buchhalterisch zu trennen, um Diskussionen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden. Zwar hängt eine steuerrechtliche Würdigung stark vom Einzelfall ab, möglich ist eine abweichende Beurteilung aber schon. Eindeutige Regelungen und genaue Beschreibungen der Abläufe der Erfassung der unbaren Zahlungen sollten in die Verfahrensdokumentation aufgenommen werden. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit würden so gewahrt sein und der Vorwurf eines gravierenden formellen Mangels wohl nicht stichhaltig sein.

Jörg Bantelmann
Steuerberater
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Sebastian Franz
Steuerberater | Fachberater für Internationales Steuerrecht
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