Weitere Verschärfungen von Seiten der Finanzverwaltung!!! 

Noch kurz vor dem Jahreswechsel hat der Gesetzgeber das “Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016“ im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Dieses Gesetz ist aus Sicht der Finanzverwaltung ein weiterer Baustein, die Manipulationsmöglichkeiten von elektronischen Kassensystemen einzuschränken. Bereits seit dem 1. Januar 2017 müssen Unternehmen, die entsprechende Kassensysteme im Einsatz haben, bestimmte Anforderungen zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerrelevanten Daten beachten. Dazu haben wir im Newsletter 2/2016 berichtet.

Die Kernstücke des neuen Kassengesetzes sind die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme mit der Einführung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, neue Meldepflichten für Unternehmen sowie die neu eingeführte Kassen-Nachschau.

Elektronische Aufzeichnungssysteme mit zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen

Werden Geschäftsvorfälle, beispielsweise Bareinnahmen, nach dem 31. Dezember 2019 mittels elektronischer Kassensysteme aufgezeichnet, so muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet werden, das jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.

Was ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem? Hierunter fallen die EDV-Registrierkassen und PC-Kassensysteme, aber auch Waagen mit Registrierfunktion und sog. kassenähnliche Systeme (bspw. Taxameter, Geldspielgeräte, Fahrscheinautomaten, Warenwirtschafts- und Fakturierungssysteme). Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme betroffen sind und welche konkreten technischen Anforderungen zu erfüllen sind, werden in einer noch zu erlassenden Kassensicherungs-Verordnung präzisiert.

Die elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein.

Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus
• einem Sicherheitsmodul
• einem Speichermedium
• einer einheitlichen digitalen Schnittstelle

Das Sicherheitsmodul soll eine sichere Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle gewährleisten. Für die Sicherung der digitalen Aufzeichnung und deren Bereitstellung dient das Speichermedium. Durch die einheitliche digitale Schnittstelle werden die digitalen Kassendaten der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt.

Diese technischen Sicherheitseinrichtungen werden die Kassenhersteller sicherlich vor Herausforderungen stellen. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.

Für bestimmte Kassensysteme gibt es eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022.

Neue Meldepflichten der Unternehmen

Auch heute schon sind die Einsatzorte und die Zeiträume über den Einsatz von elektronischen Kassensystemen zu protokollieren. Daneben wird eine neue Meldepflicht für die Anschaffung und Außerbetriebnahme von elektronischen Kassensystemen eingeführt.

Werden elektronische Aufzeichnungssysteme genutzt, so hat innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme eine Meldung an das zuständige Finanzamt zu erfolgen. Neben dem Namen und der Steuernummer des Steuerpflichtigen sind beispielsweise Angaben zur Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Art und Seriennummer des elektronischen Auszeichnungssystems sowie das Datum der Anschaffung/Außerbetriebnahme in einem amtlichen Vordruck zu melden.

Diese Meldeverpflichtung greift für Vorgänge ab dem 1. Januar 2020 innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme. Bei Aufzeichnungssystemen, die vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, hat die Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erfolgen.

Kassen-Nachschau

Mit der Kassen-Nachschau hat der Gesetzgeber ein weiteres Instrument zur Überprüfung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben eingeführt.

Ohne vorherige Ankündigung seitens der Finanzverwaltung kann u. a. eine Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Kassensystems, der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnung und Buchung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sowie die entsprechenden Organisationsunterlagen erfolgen.

Bild: © womue / Fotolia

Die Kassen-Nachschau ist nicht nur zu beachten von Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem im Einsatz haben. Auch für Unternehmen, die ihre Tageseinnahmen in Form einer offenen Ladenkasse ermitteln, gilt die Kassen-Nachschau.

Bisher hatte die Finanzverwaltung auch schon die Möglichkeit, Unternehmen spontan in ihren Geschäftsräumen zu besuchen. Im Rahmen der sog. Umsatzsteuer-Nachschau wird die „Kassenprüfung“ vor dem Hintergrund der korrekten Aufzeichnung der Entgelte im Sinne des Umsatzsteuergesetzes vorgenommen.

Die Befugnisse der Finanzverwaltung während der Kassen-Nachschau greifen weiter. Neben dem Kassensturz ist in Verdachtsfällen ein sofortiger Übergang in eine steuerliche Außenprüfung möglich. Beim Kassensturz wird geprüft, ob der tatsächlich gezählte Kassenbestand mit den Aufzeichnungen übereinstimmt.

Die Vorschriften zur Kassen-Nachschau sind grundsätzlich schon ab dem 1. Januar 2018 anzuwenden.

Weitere Neuregelungen 

Die bisher schon durch die Rechtsprechung manifestierte Einzelaufzeichnungspflicht wurde nun in das Gesetz aufgenommen. Die Einzelaufzeichnungspflicht schreibt vor, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln mit folgenden Angaben aufzuzeichnen ist:

• Name/Firma/Anschrift des Käufers
• Name/Firma/Anschrift des Verkäufers
• Inhalt des Geschäftes (Lieferung oder Leistung)
• Höhe der Bareinnahme / Zahlungsbetrag

Für bestimmte Unternehmen gibt es Ausnahmeregelungen von der Einzelaufzeichnungspflicht. Ob ein Unternehmen unter die Ausnahmeregelung fällt, ist stets im Einzelfall zu prüfen. Werden elektronische Kassensysteme eingesetzt, ist die Einzelaufzeichnungspflicht immer zu beachten.

Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet bei elektronischen Auszeichnungssystemen auch, dass jede Betätigung des Systems zu protokollieren ist. Dazu gehören beispielsweise jeder Tastendruck, Trainingsbuchung, Entnahmen und Stornobuchungen.

All diese Maßnahmen greifen aber nicht, wenn Unternehmen ihre Tageseinnahmen nicht oder nicht vollständig erfassen. Um diese Lücke zu schließen, hat der Gesetzgeber eine Belegausgabepflicht in das Gesetz aufgenommen.

Ab dem 1. Januar 2020 ist vorgeschrieben, dass über jeden Geschäftsvorfall ein Beleg erzeugt werden muss und dem Kunden zur Verfügung zu stellen ist. Der Kunde ist nicht verpflichtet, diesen Beleg mitzunehmen.

Zu beachten ist, dass diese Belege den Vorschriften der Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes unterliegen. Weiterhin sind sie auch über die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren aufzubewahren und ggf. der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen. Die Aufbewahrung kann auch im elektronischen Aufzeichnungssystem erfolgen.

Die Sanktionsmöglichkeiten wurden ebenfalls angepasst. Je nach Sachverhalt können Ordnungswidrigkeiten mit einem Bußgeld von 5.000 € bis hin zu 25.000 € bestraft werden.

Fazit

Die neuen Anforderungen an die Kassenführung mittels elektronischer Kassensysteme werden die Praxis vor einige Herausforderungen stellen. Hinsichtlich der technischen Umsetzungen sind zunächst die Kassenhersteller gefragt.

Durch die Verschärfungen hat die Finanzverwaltung zukünftig weitere Möglichkeiten zur Prüfung der Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnung von Kasseneinnahmen. Allein die neu eingeführte Meldepflicht ermöglicht der Finanzverwaltung eine gezielte Auswahl der zu prüfenden Unternehmen.

Sofern elektronische Kassensysteme im Einsatz sind, müssen künftig die vielfältigen Neuerungen beachtet werden. Daneben besteht aber weiterhin die Möglichkeit, die Tageseinnahmen durch eine offene Ladenkasse zu führen. Eine elektronische Kassenführung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Wir empfehlen Ihnen eine genaue Prüfung Ihrer Kassenführung unter Berücksichtigung der schon bestehenden Vorschriften und der praktischen Umsetzung der Neuerungen. Eine fehlerhafte Kassenführung kann zu erheblichen Steuernachzahlungen in Betriebsprüfungen bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.

Gern unterstützen wir Sie bei der Überprüfung Ihrer Kassenführung. Sprechen Sie uns an!